Et bilde av noe

Systematisk digitalisering

Skrevet av: Christoffer Haukås - Senior Rådgiver, Visma Avento

Digitalisering er kanskje en av de mest brukte buzz-ordene som summer rundt oss i dag. Ikke bare i arbeidslivet, men også privat. Men hva er egentlig digitalisering? Hva bør vi digitalisere, og hva bør vi ikke digitalisere? Og ikke minst, hvordan gjør vi det systematisk, og til en god opplevelse for flest mulig?

Hva er digitalisering?

Digitalisering handler om innhenting, strukturering, tilgjengeliggjøring og utnyttelse av data, for å få en forretningsmessig fordel. Digitalisering er også bruk av teknologi for å forbedre analoge prosesser eller oppgaver.

I leksikonet (SNL) blir digitalisering definert som «det å legge til rette for generering av digital informasjon samt håndtering og utnyttelse av informasjon ved hjelp av informasjonsteknologi». Dette gir en side av det, primært knyttet til informasjon. Men tar lite for seg prosesser, og nye måter å drive en moderne organisasjon på. Gartner har en litt annen definisjon «digitalization is the use of digital technology to change a business model and provide new revenue and value-producing opportunities: it is the process of moving to a digital business». I dag er vi også et nytt begrep, digital transformasjon, som egentlig er digitalisering som går enda lengre mot den digitale verdenen. I praksis blir begrepene ofte brukt om hverandre, men en liten forskjell er det.

Min oppfattelse er at det handler om begge definisjonene som er beskrevet over. Du sitter gjerne på mye informasjon som ikke er enkelt tilgjengelig. Noe kan være analogt, noe digitalt – men dårlig strukturert og ikke mulig å finne frem i. Et typisk eksempel er en ingeniør som har et kontor fullt med permer, med 30 år historie. En annen ingeniør skal gjøre justeringer på et bygg og trenger å vite hvordan bjelkene er dimensjonert. Dessverre har ingeniøren som laget alt sluttet. Informasjonen er der, i en av permene, men det vil ta veldig lang tid å finne informasjonen han leter etter.. Den er i praksis mer eller mindre utilgjengelig, og ikke strukturert om han skulle finne på å prøve å lete.

De fleste har nok kommet lengre enn akkurat dette, og har dokumentene sine digitalt tilgjengelig. Men, de kan fortsatt være lagret på et lokalt filområde, og mye på den ansattes personlige datamaskin. Ofte er dokumentene/filene ustrukturert, og om de er delt, vanskelig for andre å finne frem i. Da ender du opp med digital, ustrukturert, og utilgjengelig informasjon. Dette er ikke digitalisering.

Et annet eksempel er en som skal ha kontroll på hvem som kommer om bord på et skip til Nordsjøen. Han har navnelisten på papir og krysser av person for person. Listen blir selvsagt med på båten. Om det da skjer en ulykke vil det være svært vanskelig for rederiet å få en umiddelbar oversikt over hvem som faktisk er på båten. Alternativet kunne vært å bruke en mobiltelefon som automatisk sender alle data om hvem som var om bord, fra/til posisjon, med tilknyttede relevante helsedata etc. Dataene kunne sendes til alle båter rundt den forulykkede, samt redningstjenesten.



Et bilde av noe

Hva bør du ikke digitalisere?

Dette kan være et sensitivt tema for mange, og ikke enkelt å svare bastant på. Jeg har gjennom mine 16 års erfaring med digitalisering vært med på alt fra å gjøre det mulig for ingeniører å jobbe samtidig på tegninger på tvers av kloden, til digitalisering av læreverk, og arbeid med helsedata. Noe har fått mer medieoppmerksomhet enn andre, både positivt og negativt.

Digital undervisning har vært gjenstand for mange diskusjoner, og har også flere sider. I mine prosjekter har engasjementet fra elevene vært veldig stort, og de tilpasset seg en digital hverdag svært raskt. Mye fordi de ble født inn i en digital verden, og føler seg «hjemme» i den digitale måten å lære på. Det gjør ikke nødvendigvis alle lærere, så her kan det være et gap. I tillegg lærer barn og ungdom, forskjellig. Noen får bedre læringsutbytte av digitale læremidler, noen ikke like bra. Det var også en forskjell på kjønn. Gutter lærer mer visuelt, og satt pris på å se hvordan ting hang sammen visuelt. Jeg har altså  stor tro på digital undervisning, men det må gjøres riktig, og vi bør være ekstra forsiktig med de yngste.

Når det kommer til forretningslivet er det en vanlig felle å gå i, det å digitalisere prosesser som ikke fungerer. Som eksempelet med ingeniøren med permene. Det hjelper lite å skanne inn 30 år med dokumenter i PDF-filer for å digitalisere. Jeg starter gjerne med en prosessanalyse, for å se hvordan bedriften jobber, hva fungerer, hva som ikke fungerer. Jobber de unødvendig tungt, kan man effektivisere selve jobben, før man digitaliserer? Jeg har en blanding av teknisk og økonomisk-administrativ utdanning. Og jeg bruker mye av MBA-en min i denne prosessen. Når vi har fått orden på prosessen, og det organisatoriske, kan vi få en enda bedre innføring av digitale løsninger.

Hvordan bør du digitalisere?

Her er det nok også ulike metoder, alt etter hvilken erfaring man har. Jeg starter med å bli godt kjent med bedriften. Hva jobber de med, hvordan jobber de, hvilke utfordringer har de, har de noen klare punkt de ser kan forbedres? Om de produserer noe, hvordan ser prosessen ut fra en ordre kommer inn, til produktet er klar til første service? Hvem er involvert, hvilke system brukes? En god start før dette arbeidet, er å ta Visma Avento sin Digitale Modenhetsanalyse. Den gir en temperaturmåler på hvor digital moden dere selv tenker at dere er, og gir nyttig informasjon for en rådgiver videre.

I denne fasen er det spesielt viktig å få innspill fra ulike deler av organisasjonen, for å se om informasjonen er konsistent, og gir et så riktig bilde som mulig.

Videre finner vi ut hvilke prosesser, systemer, oppgaver man ønsker å gå videre med. Vi finner ut om systemene egner seg til bedriften, om prosessene er hensiktsmessig å digitalisere, eller om dere bør forbedre de før dere digitaliserer. Når dette er gjort starter arbeidet med å utføre de ulike prosjektene vi har skissert. Her er det viktig med god forankring hos ledelse, og de som blir omfattet av endringene. God endringsledelse er kritisk! I etterkant av jobben er det viktig å se at de nye rutinene blir fulgt, og vi gjør gjerne en «compliance sjekk» en stund etter prosjektets slutt.

Det er ikke en enkel oppgave å gjennomføre en god digitaliseringsprosess. Det kreves forretningsforståelse, teknisk innsikt, godt innsiktsarbeid, prosjekt- og endringsledelse – samt en blanding av både tålmodighet og evne til å få fremgang.

Trenger du hjelp med digitalisering? Ta kontakt med oss! 

Ta vår digitale modenhetsanalyse, som du finner her: https://vismadigitalmaturity.avento.no/



Christoffer Haukås er senior rådgiver i Visma Avento. Han har bred erfaring som rådgiver, innen forskjellige teknologier og bransjer. Han har en MBA fra Heriot-Watt University og ellers utdanning innen IT og prosjektledelse. Christoffer trives best i skjæringspunktet mellom forretning og IT, og har jobbet med rådgivning for flere bedrifter

Ansatt

Oddbjørn Hatløy

Leder Rådgivning

Ansatt

Birgitte Hoddevik

Markedssjef