Et bilde av noe

Hvordan lykkes med implementering?

Skrevet av Rakel Skram Aasen, senior rådgiver strategi og ledelse

Tradisjonelt sett har endringer knyttet til system og digitalisering vært styrt og ledet fra IT-avdelingen i sin helhet. Etter hvert som de fleste bedrifter har vært igjennom en form for digitalisering de siste årene, har vi heldigvis tilegnet oss verdifull erfaring om viktigheten av god forståelse om hvordan kombinere organisasjonsutvikling og teknologi, for å lykkes med digitalisering.

«Implementere betyr å iverksette, utføre eller realisere. Implementere blir særlig brukt om å gjøre det som er nødvendig for å få en datamaskin eller et dataprogram til å virke.»

Slik defineres implementering av SNL. I dette innlegget ønsker jeg å belyse noen av faktorene det er viktig å ha fokus på utover selve teknologien for å lykkes med implementering. Det er i samspillet mellom teknologi og mennesker magien skjer, og resultatene kommer.

Alt henger sammen. Det er i hvert fall det vi ofte ønsker at det skal gjøre. Derfor er det etter min mening viktig at de som jobber med systemutvikling og implementering har helhetsforståelse. En forståelse av hva som påvirker hva, ikke bare fra et teknologisk perspektiv, men også  fra et organisatorisk perspektiv, og at denne type kompetanse er en del av prosjektteamet.

Før dere starter implementeringsprosessen er det viktig å være tydelig på hva dere ønsker å oppnå, samt ha en plan for hvordan oppnå målet. Endringen må være forankret i styret og ledelsen, samt være i tråd med den digitale strategien for selskapet, men dere må også lykkes med forankring i de delene av organisasjonen som blir påvirket av endringer.

 

Skap tillit til prosessen

De færreste av oss liker endring, vi mennesker trives best med det kjente, i komfortsonen. Derfor er det ikke uvanlig å møte motstand i slike prosesser. I en endringsprosess er det derfor viktig å informere om endringen, og skape en forståelse av hvorfor vi skal endre og hvordan dette vil påvirke hverdagen til hver enkelt. Bruk tid på å forklare hva som ligger bak beslutningen og la brukerne ta del i prosessen slik at de føler seg hørt.

På denne måten kan man bidra til å skape en kultur hvor endring og forbedring både er velkommen og etterspurt.

Planen for implementeringen bør deles i kortsiktige- og langsiktige mål. Ved å levere på de kortsiktige målene tidlig i prosessen skaper du tillit til prosessen videre. Fortsett så med kortsiktige leveranser, det er disse som gjør at dere når de langsiktige målene på sikt. Mestring og måloppnåelse er nøkkelord for motivasjon til å fortsette arbeidet, om ikke alle drar i samme retning blir det krevende å ta ut det fulle potensialet i løsningen som skal implementeres.

 

Prioritering og kontinuitet gir resultater

Alle som har vært en del av et større implementeringsprosjekt vet at selv om dere har tenkt igjennom og planlagt gjennomføringen, blir det sjelden slik i praksis. Still kontrollspørsmål underveis: Oppnår dere ønsket resultat, og kan resultatet måles? Har omgivelsene forandret seg slik at dere bør prioritere annerledes på kort sikt? Evaluer, prioriter og juster, og husk å kommunisere tydelig og bredt om prosessen. For endringsprosesser krever utholdenhet, og det er kontinuitet som vil skape resultater på sikt. Derfor er det viktig å stoppe opp, se seg tilbake, reflektere og ikke minst feire hva dere har oppnådd. Dette gir både mestring i prosessen, motivasjon til videre arbeid og en mulighet til å evaluere, og eventuelt justere retningen om nødvendig.

 

rakel1.jpg


Endringsledelse som verktøy

Som min kollega Christoffer Haukås skriver i sitt innlegg om Systematisk digitalisering er god endringsledelse en av de kritiske suksessfaktorene for å lykkes med digitaliseringsprosjekter. Etter min mening betyr god endringsledelse i en implementeringsprosess det å forstå samspillet mellom teknologi og mennesker. En som forstår helheten; helt fra strategien til selskapet til hva endringen betyr for hver enkelt, i kombinasjon med tydelig kommunikasjon og evnen til å motivere til læring og endring.

Organisasjonen må være både endringsvillig og endringsdyktig, og evnen til rask læring er en av faktorene for å lykkes. En lærende organisasjon må være i stand til å evaluere og måle fremdriften slik at den kan lære hva som fungerer og hva som må forbedres. For å tilrettelegge for læring bør vi fremme en kultur hvor det er takhøyde og akseptert å gjøre feil. Dette kan gjøres ved å anerkjenne og snakke om feilene (selvsagt på tvers av avdelinger), og hva som burde blitt gjort annerledes. Læring skaper trygghet og trygghet gjør at løsningen adopteres raskere og blir en naturlig del av hverdagen.

Så hva bør dere gjøre når implementeringsprosessen er avsluttet? Dere kan sammenligne en digitaliseringsprosess med en toppidrettsutøver. Som for eksempel Karsten Warholm. Når Karsten og Leif vinner gull reiser de hjem og fortsetter å jobbe. De jobber kontinuerlig med optimalisering og forbedring, uavhengig av resultat. Og på denne måten lykkes de med å skape langsiktig konkurransekraft.

Vi i Avento har lang erfaring med å lede prosesser knyttet til implementering av de mange skreddersydde løsningene vi har levert til kundene våre.

 

Trenger du hjelp med digitalisering? Send meg en e-post på rakel.aasen@avento.no

Meld deg på vårt nyhetsbrev!

Vi vil sende deg eposter om nyheter, arrangement og webinar samt eksklusivt innhold om teknologi og trender.

Ansatt

Oddbjørn Hatløy

Leder Rådgivning

Ansatt

Birgitte Hoddevik

Markedssjef